Polisi Preifatrwydd

1. Cyflwyniad

Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu preifatrwydd pawb sy'n darparu gwybodaeth i ni.
Bydd y wybodaeth a ddarparwch, gan gynnwys gwybodaeth bersonol, yn cael ei defnyddio gennym yn bennaf i ddarparu gwasanaethau cyfreithiol i chi. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei chadw'n gyfrinachol ac yn ddiogel, ac mae ein defnydd o'r wybodaeth yn amodol ar eich cyfarwyddiadau, y rheoliadau diogelu data sy'n ein llywodraethu fel rheolydd data, a'n dyletswydd cyfrinachedd.

2. I bwy mae'r polisi hwn yn berthnasol
Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i'r canlynol:-

a. Ein cleientiaid a phobl sy'n eu cynrychioli neu'n gweithio iddynt.
b. Cwsmeriaid ein cleient, y mae ein cleientiaid wedi ein cyfarwyddo i weithredu ar eu rhan.
c. Pobl sy'n gwneud ymholiadau am ein gwasanaethau.
d. Pobl sy'n ymweld a'n gwefan neu sy'n ein dilyn ar sianeli cyfryngau cymdeithasol amrywiol.
e. Pobl y mae eu gwybodaeth bersonol yn ofynnol er mwyn galluogi ein cleient (neu eu cwsmer) i gael cyngor cyfreithiol neu fel arall sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliau cyfreithiol.
f. Pobl (a'u cynrychiolwyr) sy'n ymwneud ag un o faterion ein cleient gan gynnwys tystion a phart'ion era ill mewn ymgyfreitha neu ar ochr arall trafodion.
g. Ein cysylltiadau busnes.
h. Cyflenwyr rydym yn eu defnyddio neu y mae ein cleientiaid yn eu defnyddio.
i. Ein rheoleiddwyr, yswirwyr, archwilwyr, ymgynghorwyr proffesiynol a chyrff ardystio.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i gyflogeion, darpar gyflogeion, gweithwyr na chontractwyr.

3. Y data personal a gasglwn
Bydd ein cwmni'n casglu'r data canlynol oddi wrthych:-

a. Eich enw, cyfeiriad a rhif ffon.
b. Gwybodaeth i'n galluogi i wirio a dilysu eich hunaniaeth e.e. eich dyddiad geni neu fanylion eich pasbort.
c. Manylion cyswllt electronig e.e. eich cyfeiriad e-bost a rhif ffon symudol.
d. Gwybodaeth yn ymwneud a'r mater yr ydych yn ceisio ein cyngor neu gynrychiolaeth yn ei gylch.
e. Gwybodaeth i'n galluogi i gynnal gwiriad credyd neu wiriadau ariannol eraill arnoch.
f . Eich manylion ariannol cyn belled ag y bo'n berthnasol i'ch cyfarwyddiadau e.e.ffynhonnell eich arian os ydych yn ein cyfarwyddo ar drafodiad prynu.
g. Gwybodaeth am eich defnydd o'n systemau technoleg gwybodaeth, cyfathrebu a systemau eraill, a gwybodaeth fonitro arall e.e. os ydych yn defnyddio ein porth cleientiaid ar-lein diogel.

4. Mae'r data personol y gallwn ei gasglu yn dibynnu ar pam ydych wedi ein cyfarwyddo,a gall gynnwys y canlynol:-

a.    Manylion eich Yswiriant Gwladol a Threth.
b.    Manylion eich banc neu gymdeithas adeiladu.
c.    Manylion eich presenoldeb proffesiynol ar-lein e.e. eich proffil Linkedln.
d.    Manylion eich priod/partner a dibynnydd neu aelodau eraill o'r teulu e.e. os byddwch yn ein cyfarwyddo ar fater neu ewyllys teuluol.
e.    Eich data a manylion cyflogaeth gan gynnwys cyflog a buddion e.e. os byddwch yn ein cyfarwyddo ar fater sy’n ymwneud â'ch cyflogaeth neu y mae eich statws cyflogaeth neu incwm yn berthnasol ynddo.
f.    Manylion eich trefniadau pensiwn e.e. os byddwch yn ein cyfarwyddo ar fater pensiwn neu mewn perthynas â threfniadau ariannol ar ôl i berthynas chwalu.
g.    Eich cofnodion cyflogaeth gan gynnwys, Ile bo'n berthnasol, cofnodion yn ymwneud â salwch, presenoldeb, perfformiad, disgyblu, ymddygiad, a chwynion e.e. os byddwch yn ein cyfarwyddo ar faterion sy'n ymwneud â'ch cyflogaeth neu y mae eich cofnodion cyflogaeth yn berthnasol iddynt.
h.    Eich cofnodion meddygol e.e. os ydym yn gweithredu ar eich rhan mewn hawliad anaf personol.

Mae angen y data personol hwn arnom er mwyn ein galluogi i ddarparu ein gwasanaeth i chi. Os na fyddwch yn darparu'r data personol y gofynnwn amdano, fe allai arwain at oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaethau i chi.

5.    Sut mae eich data yn cael ei gasglu
Rydym yn casglu'r rhan fwyaf o'r wybodaeth hon oddi wrthych chi. Fodd bynnag, efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth amdanoch fel a ganlyn:

a.    O ffynonellau cyhoeddus e.e. Tŷ'r Cwmnïau, y Gofrestr Etholiadol neu'r Gofrestrfa Tir.
b.    Yn uniongyrchol gan drydydd parti e.e. asiantaeth gwirio credyd, darparwyr diwydrwydd dyladwy cleientiaid neu ddarparwyr gwrth-wyngalchu arian.
c.    Gan drydydd parti gyda'ch caniatâd e.e. eich banc neu gymdeithas adeiladu, sefydliad neu gynghorwyr ariannol eraill, ymgynghorwyr a gweithwyr proffesiynol y gallwn ymgysylltu â nhw mewn perthynas â'r mater, eich cyflogwr a/neu undeb llafur neu eich meddygon, gweithwyr proffesiynol meddygol a galwedigaethol.
d.    Drwy ein gwefan.
e.    Drwy ein systemau technoleg gwybodaeth.

6.    Sut a pham rydym yn defnyddio eich data personol
O dan gyfraith diogelu data, dim ond os oes gennym reswm dilys dros wneud hynny y gallwn ddefnyddio eich data e.e.

a.    Er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.
b.    Er mwyn cyflawni ein contract gyda chi neu er mwyn cymryd camau, yn ôl eich cais, cyn ymrwymo i gontract.
c.    Ar gyfer ein buddiannau busnes cyfreithlon, holl fuddiannau trydydd partion neu Ile rydych wedi rhoi caniatâd.

Mae buddiant cyfreithlon yn golygu pan fo gennym reswm busnes neu fasnachol i ddefnyddio'ch gwybodaeth, ar yr amod nad yw hyn yn mynd yn groes i'ch hawliau a'ch buddiannau eich hun. Mae'r wybodaeth isod yn egluro i ba bwrpas rydym yn defnyddio (prosesu) eich data personol a'n rhesymau dros wneud hynny.

I ba bwrpas rydym yn defnyddio eich data personol ac ein rhesymau

Darparu gwasanaethau cyfreithiol i chi - er mwyn cyflawni ein contract gyda chi neu er mwyn cymryd camau, yn ôl eich cais, cyn ymrwymo i gontract.

Cynnal gwiriadau ar ein cleientiaid a dilysu eu hunaniaeth/ Sgrinio ar gyfer sancsiynau neu embargoau ariannol/ Prosesu arall sy'n angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaethau proffesiynol, cyfreithiol, a rheoleiddiol sy'n berthnasol i'n busnes, e.e. o dan reoliadau iechyd a diogelwch neu reolau gan ein rheolydd proffesiynol - er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Casglu a darparu gwybodaeth sy'n ofynnol gan archwilwyr, ymholiadau neu ymchwiliadau gan gyrff rheoleiddio neu sy'n ymwneud â hynny - er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Sicrhau y cedwir at bolisîau busnes e.e. polisîau diogelwch a defnydd o'r rhyngrwyd - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. i wneud yn siwr ein bod yn dilyn ein gweithdrefnau mewnol ein hunain, fel y gallwn ddarparu'r gwasanaeth gorau i chi.

Rhesymau gweithredol fel gwella effeithlonrwydd, hyfforddiant a rheoli ansawdd - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. i fod mor effeithlon ag y gallwn fel y gallwn ddarparu'r gwasanaeth gorau i chi am y pris gorau.

Sicrhau cyfrinachedd gwybodaeth fasnachol sensitif -  er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiant trydydd parti, h.y. i ddiogelu ein heiddo deallusol a gwybodaeth fasnachol werthfawr arall, ac er mwyn cydymffurtio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Dadansoddiad ystadegol i'n helpu i reoli ein hymarfer, e.e. mewn perthynas â'n perfformiad ariannol, math o waith ein sylfaen cleientiaid neu fesurau effeithlonrwydd eraill - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. i fod mor effeithlon ag y gallwn fel y gallwn ddarparu'r gwasanaeth gorau i chi am y pris gorau.

Atal mynediad ac addasiadau heb awdurdod i systemau - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. atal a chanfod gweithgaredd troseddol a allei fod yn niweidiol i ni ac i chi ac er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Diweddaru a gwella cofnodion cleientiaid - er mwyn cyflawni ein contract gyda chi neu er mwyn cymryd camau, yn ôl eich cais, cyn ymrwymo i gontract. Er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. Er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, e.e. gwneud yn siwr y gallwn gadw mewn cysylltiad â'n cleientiaid am wasanaethau presennol a newydd.

Ffurflenni statudol - er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Sicrhau arferion gwaith diogel, gweinyddiaeth staff ac asesiadau - er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. Er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, e.e. i wneud yn siwr ein bod yn dilyn ein gweithdrefnau mewnol ein hunain ac yn gweithio'n effeithlon fel y gallwn ddarparu'r gwasanaeth gorau i chi.

Marchnata ein gwasanaethau a gwasanaethau trydydd partion dethol i'r canlynol: Cleientiaid  a chyngleientiaid, Trydydd partion sydd wedi mynegi diddordeb yn ein gwasanaethau, Trydydd partion nad ydym wedi cael cysylltiad â nhw o'r blaen - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. i hyrwyddo ein busnes i gleientiaid presennol a chyn-gleiantiaid.

Gwiriadau credyd drwy asiantaethau gwirio credyd allanol - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. ar gyfer rheoli credyd ac i sicrhau bod ein cleientiaid yn debygol o allu talu am ein gwasanaethau.

Archwiliadau allanol a gwiriadau ansawdd, ac archwilio ein cyfrifon - er ein budd cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti, h.y. i gynnal ein hachrediad fel y gallwn ddangos ein bod yn gweithredu i'r safonau uchaf. Er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Defnyddio gwaith dadansoddi data i wella ein gwefan, gwasanaethau, marchnata, perthynas â chleientiaid a phrofiadau ein cleientiaid - er ein budd cyfreithlon ni i ddiffinio mathau o ddefnyddwyr ein digwyddiadau a gwasanaethau, i gadw ein gwefan yn gyfoes ac yn berthnasol ac i ddatblygu ein sefydliad.

Rheoli taliadau am ffioedd a chostau - er ein budd cyfreithlon ni ar gyfer rheoli credyd ac i sicrhau bod ein cleientiaid yn debygol o allu talu am wasanaethau yn ogystal ag adennill dyledion sy'n ddyledus i ni.

Nid yw'r uchod yn berthnasol i ddata personol categori arbennig y byddwn ond yn ei brosesu gyda'ch caniatâd penodol.

7. Gyda phwy rydym yn rhannu eich data personol
a.    Ymgynghorydd proffesiynol rydym yn eu cyfarwyddo ar eich rhan neu'n eu cyfeirio atoch e.e. bargyfreithwyr, gweithwyr meddygol proffesiynol, cyfrifwyr, cynghorwyr treth, arbenigwyr eraill.
b.    Trydydd partion eraill Ile bo hynny'n angenrheidiol i gyflawni eich cyfarwyddiadau, e.e. darparwr eich morgais, neu'r Gofrestrfa Tir yn achos trafodiad eiddo, neu Dŵr Cwmnïau.
c.    Asiantaethau gwirio credyd.
d.    Ein hyswirwyr a broceriaid.
e.    Archwilwyr allanol, ac ar gyfer archwilio ein cyfrifon.
f.     Ein banc.
g.    Cyflenwyr gwasanaeth, cynrychiolwyr ac asiantau allanol a ddefnyddiwn i wneud ein busnes yn fwy effeithlon.
h.    Llysoedd, tribiwnlysoedd a chyfryngwyr yn achos ymgyfreitha.

Mae'n bosib y byddwn hefyd yn datgelu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partion os byddwn yn gwerthu ein busnes neu ran ohono (h.y. bod y busnes yn cael ei gaffael gan drydydd parti neu'n uno â thrydydd parti) yna gall y data personol sydd gennym amdanoch fod yn un o'r asedau a drosglwyddwyd. Mae'n bosib y caiff eich ffeil ei hadolygu hefyd mewn ymarfer diwydrwydd dyladwy sy'n ymwneud â gwerthu neu drosglwyddo ein busnes cyfan neu ran ohono, caffael busnes arall gennym ni neu gaffael busnes newydd. Gallwch roi gwybod i ni os nad ydych yn dymuno i'ch ffeil gael ei defnyddio yn y modd hwn.

Gallwn hefyd ddatgelu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon os ydym dan ddyletswydd i ddatgelu neu rannu eich data personol er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, neu er mwyn gorfodi neu gymhwyso ein telerau defnydd a chytundebau eraill; neu i amddiffyn hawliau eiddo neu ddiogelwch ein partneriaid, ein staff neu eraill. Mae hyn yn cynnwys cyfnewid gwybodaeth â chwmnïau a sefydliadau eraill at ddibenion diogelu rhag twyll a Ileihau risg credyd.

8.    Lle caiff eich data personol ei gadw
Gall eich gwybodaeth gael ei chadw yn ein swyddfeydd, asiantaethau trydydd parti, darparwyr gwasanaeth, cynrychiolwyr ac asiantau fel y disgrifir uchod.

9.    Am ba mor hir fydd eich data personol yn cael ei gadw
Byddwn yn cadw eich data personol ar ôl ni orffen rhoi cyngor neu weithredu ar eich rhan. Byddwn yn gwneud hynny am un o'r rhesymau hyn:-
a.    l ymateb i unrhyw gwestiynau, cwynion neu honiadau a wneir gennych chi neu ar eich rhan.
b.    I ddangos ein bod wedi eich trin yn deg.
c.    I gadw cofnodion sy'n ofynnol yn ô! y gyfraith.

Ni fyddwn yn cadw eich data yn fwy nag sydd ei angen at y dibenion a nodir yn y polisi hwn. Mae gwahanol gyfnodau cadw data yn berthnasol ar gyfer gwahanol fathau o ddata. Pan na fydd angen cadw eich data personol mwyach, byddwn yn ei ddileu neu'n ei ddienwi.

10.    Eich hawliau
Yn amodol ar y sail cyfreithiol rydym yn prosesu eich data, mae'n bosib y bydd gennych yr hawliau canlynol y gallwch eu harfer yn ddi-dâl.

Cais i gael mynediad at eich data personol - yr hawl i gael copi o'ch data personol sydd gennym amdanoch.

Cais i gywiro'r data personol sydd gennym amdanoch chi - yr hawl i'w gwneud yn ofynnol i ni gywiro unrhyw gamgymeriadau yn eich data personol.

Cais i ddileu eich data personol - yr hawl i'w gwneud yn ofynnol i ni ddileu neu ddiddymu eich data personol pan nad oes rheswm da i ni barhau i'w brosesu.

Cais i gyfyngu ar brosesu eich data personol :-

Yr hawl i'w gwneud yn ofynnol i ni gyfyngu ar brosesu eich data personol.

Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal prosesu eich data personol yn y sefyllfaoedd canlynol:

a. Os ydych chi am sefydlu cywirdeb data;

b, Lle mae ein defnydd o'r data yn anghyfreithlon ond nad ydych am i ni ei ddileu;

c. Lle mae angen i ni gadw'r data hyd yn oed os nad oes ei angen arnom mwyach er mwyn chi allu sefydlu, ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol;

ch. Lle rydych wedi gwrthwynebu ein defnydd o'ch data ond mae angen i ni wirio a oes gennym seiliau cyfreithlon sy'n cael blaenoriaeth dros eich hawliau i'w ddefnyddio.

Cais i drosglwyddo eich data personol i chi neu i drydydd parti - yr hawl i dderbyn y data personol a ddarparwyd gennych i ni, mewn fformat strwythuredig a chyffredin ac sy'n ddarllenadwy gan beiriant a/neu drosglwyddo'r data hwnnw i drydydd parti. Mae'r hawl hon ond yn berthnasol i wybodaeth awtomataidd y gwnaethoch roi cydsyniad i ni ei defnyddio yn y Ile cyntaf neu Ile defnyddiwyd y wybodaeth i gyflawni contract gyda chi.

Cais i gyfyngu ar brosesu eich data personol - yr hawl i wrthod:

Ar unrhyw adeg pan fydd eich data personol yn cael ei brosesu ar gyfer marchnata uniongyrchol (gan gynnwys proffilio).

Mewn rhai sefyllfaoedd eraill i ni brosesu eich data personol yn barhaus e.e. prosesu a wneir at ddiben ein buddiannau cyfreithlon.

Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn dangos bod gennym seiliau cyfreithlon cymhellol dros brosesu eich gwybodaeth sy'n cael blaenoriaeth dros eich hawliau a'ch rhyddid.

Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau unigol awtomataidd - yr hawl i fod yn destun penderfyniad sy'n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig (gan gynnwys proffilio) sy'n achosi effeithiau cyfreithiol sy'n ymwneud â chi neu sy'n effeithio'n sylweddol arnoch chi.

Yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl - yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg pan fyddwn yn dibynnu ar eich cydsyniad i brosesu eich data personol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a wneir cyn i chi dynnu eich cydsyniad yn ôl. Os byddwch yn tynnu eich cydsyniad yn ôl, efallai na fyddwn yn gallu darparu cynhyrchion neu wasanaethau penodol i chi. Byddwn yn rhoi gwybod chi os yw hyn yn berthnasol ar yr adeg y byddwch yn tynnu eich cydsyniad yn ôl.

11.    Sut rydym yn cadw eich data personol yn ddiogel
Mae gennym fesurau diogelwch priodol ar waith i atal data personol rhag cael ei ddefnyddio neu ei gynhyrchu mewn modd anghyfreithlon, neu ei golli'n ddamweiniol. Rydym yn cyfyngu mynediad at eich data personol i'r rhai sydd ag angen busnes gwirioneddol i gael mynediad ato. Dim ond mewn modd awdurdodedig y bydd y rhai sy'n prosesu eich gwybodaeth yn gwneud hynny, ac mae dyletswydd cyfrinachedd arnynt.
Mae gennym weithdrefnau ar waith i ymdrin ag achosion o dorri diogelwch data. Byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am achos o dorri diogelwch data Ile mae'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

12.   Sut i gysylltu â ni
Rydym wedi penodi swyddog diogelu data sy'n gyfrifol am oruchwylio cwestiynau mewn perthynas â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. Y manylion Ilawn yw:
Pritchard Jones Lane LLP, 37 Y Maes, Caernarfon, Gwynedd, LL55 2NP
Enw'r swyddog diogelu data - Wyn Trefor Jones
Cyfeiriad e-bost - wyn.jones@pritchardjones.co.uk
Rhif ffôn - 01286 671 167

13.    Sut i gwyno
Dylech gysylltu â'r swyddog diogelu data os ydych yn anfodlon â'r ffordd rydym wedi defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Mae gennych hefyd hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth awdurdod goruchwylio'r Deyrnas Unedig ar gyfer materion diogelu data.

14.    Diweddariadau
Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar 19 Mawrth 2024. Rydym yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a gallem ei newid o bryd i'w gilydd drwy ddiweddaru'r dudalen hon i adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion preifatrwydd.