Polisi Cwynion Cleientiaid

Ein Polisi Cwynion

Mae Pritchard Jones Lane LLP wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cyfreithiol o ansawdd uchel i’n holl Gleientiaid. Pan fydd rhywbeth yn mynd o’i le, mae angen i chi ddweud wrthon ni amdano. Bydd hyn yn ein helpu i wella ein safonau.

Ein gweithdrefn gwyno

Os oes gennych bryder neu gŵyn, cysylltwch â ni cyn gynted ag y byddwch yn ymwybodol o’r broblem fel y gallwn ei datrys.

Yn y lle cyntaf, efallai y byddai’n ddefnyddiol cysylltu â’r unigolyn sy’n gweithio ar eich achos i drafod eich pryderon a byddwn yn gwneud ein gorau i ddatrys unrhyw broblemau. Os nad ydych yn teimlo y gallwch drafod eich pryderon gyda nhw, cysylltwch â’r unigolyn sy’n gyfrifol am oruchwylio eich mater yn gyffredinol, a fydd wedi’u henwi yn y Llythyr Gofal Cleientiaid a anfonwyd atoch ar ddechrau eich mater.

Os nad ydych yn teimlo’n gyfforddus yn codi eich pryderon gyda’r naill na’r llall o’r bobl yma, neu os nad ydych yn fodlon â’u hymateb, cyfeiriwch eich cwyn at ein Partner Cwynion, sef, Mrs Beth Morgan, sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am gwynion.

Gallwch gysylltu â ni dros y ffôn ar 01286 671167, drwy’r post yn Pritchard Jones Lane LLP, 37 Y Maes, Caernarfon, Gwynedd, LL55 2NP neu drwy e-bost ar post@pritchardjones.co.uk.

Beth fydd yn digwydd nesaf?

1. Bydd angen i chi anfon manylion llawn eich cwyn aton ni’n ysgrifenedig er mwyn ein helpu i ddeall eich cwyn, ac er mwyn gwneud yn siŵr nad ydyn ni’n colli unrhyw beth, dylech ddweud wrthon ni: -

• Eich enw llawn a’ch manylion cyswllt;
• Eich cwyn;
• Sut hoffech chi i’ch cwyn gael ei datrys; ac
• Rhif cyfeirnod eich ffeil.

Os bydd angen cymorth arnoch i wneud eich cwyn, byddwn yn ceisio eich cynorthwyo i wneud hynny.

2. Ar ôl i’ch cwyn ein cyrraedd, byddwn wedyn yn anfon llythyr atoch yn cydnabod derbyn eich cwyn o fewn pum diwrnod, ac yn amgáu copi o’r weithdrefn yma.

3. Yna byddwn yn ymchwilio i’ch cwyn. Bydd hyn fel arfer yn cynnwys adolygu eich cwyn; adolygu eich ffeil(iau) ac unrhyw ddogfennau perthnasol eraill; a chysylltu â’r aelod o staff a weithredodd ar eich rhan yn y mater. Mae’n bosib y byddwn yn gofyn i chi am ragor o wybodaeth neu ddogfennau. Os felly, byddwn yn gofyn i chi ddarparu’r wybodaeth o fewn cyfnod penodol o amser.

4. Yna cewch eich gwahodd i gyfarfod i drafod eich cwyn(ion) os bernir bod angen. Os nad ydych yn dymuno dod i’r cyfarfod, neu’n methu â gwneud hynny, rydyn ni’n hapus i drafod y mater gyda chi drwy sgwrs ffôn neu gynhadledd fideo.

5. O fewn saith diwrnod i unrhyw gyfarfod neu drafodaeth, byddwn yn ysgrifennu atoch i gadarnhau beth ddigwyddodd ac unrhyw atebion y cytunwyd arnyn nhw gyda chi.

6. Ar ddiwedd ein hymchwiliad, byddwn yn ysgrifennu atoch i ddweud wrthoch chi beth rydyn ni wedi’i wneud a beth rydyn ni’n bwriadu ei wneud i ddatrys eich cwyn. Lle bo modd, byddwn yn anelu at wneud hyn o fewn wyth wythnos i ddyddiad ein llythyr cydnabod.

7. Ar y cam yma, os ydych yn dal yn anfodlon, dylech gysylltu â ni eto i egluro pam eich bod yn parhau i fod yn anhapus gyda’n hymateb a byddwn yn adolygu eich sylwadau.

8. Byddwn yn ysgrifennu atoch o fewn 21 diwrnod o dderbyn eich cais am adolygiad, gan gadarnhau ein safbwynt terfynol ar eich cwyn, gan esbonio ein rhesymau.

9. Os ydych yn dal yn anfodlon, gallwch gysylltu ag Ombwdsmon y Gyfraith, Blwch Post 6167, Slough SL1 0EH neu ffonio 0300 555 0333 ynglŷn â’ch cwyn. Fel arfer, bydd angen cyflwyno cwyn i Ombwdsmon y Gyfraith o fewn chwe mis i dderbyn ymateb ysgrifenedig terfynol gennym ni am eich cwyn. Mae Ombwdsmon y Gyfraith wedi darparu arweiniad pellach ar ei wasanaeth yn www.legalombudsman.org.uk

Os bydd angen i ni newid unrhyw rai o’r amserlenni uchod, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn esbonio pam.

Os byddai’n well gennych i’r gŵyn gael ei thrin gan rywun heblaw’r Partner Cwynion, Mrs Beth Morgan, rhowch wybod i ni a byddwn yn trefnu i uwch aelod arall o staff ymdrin â’r gŵyn.

Os ydych yn anhapus gyda’n hymddygiad

• Os oes gennych unrhyw bryderon am ein hymddygiad, gallwch gysylltu â’r Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr fel a ganlyn: -
• Gwefan: www.sra.org.uk
• Ffôn: 0370 6062555 rhwng 8:00am a 6:00pm ar ddydd Llun, dydd Mercher, dydd Iau a dydd Gwener a rhwng 9:30am a 6:00pm ar ddydd Mawrth.
• E-bost: report@sra.org.uk
• Cyfeiriad post: SRA, The Cube, 199 Wharfside Street, Birmingham, B1 1RN

Diweddarwyd fis Chwefror 2025